El Archivo General Universitario de la Universidad Católica del Uruguay es un archivo privado de enseñanza universitario privada. El Archivo fue creado con el Ex Instituto de Filosofía Ciencias y Letras (IFCL) con el fin de guardar algunos documentos relacionados a los estudiantes (Legajos), actas de cursos y exámenes, legajos de personal y documentos financieros.
En 1985 el Instituto cambio a su nuevo rol, y así se creó la Universidad Católica del Uruguay, el archivo hereda todos los documentos del ex Instituto y sigue con la misma lógica de guardado. A medida que la Universidad fue creciendo se crearon nuevas oficinas provocando diversas mudanzas internas, y muchos documentos llegan sin ningún criterio y distinción de materiales de archivo y biblioteca.
El archivo siempre dependió de la Biblioteca Mayor de la Universidad, lo que dificulto su visión como archivo, en diversas oficinas se lo consideraba un depósito de documentos y lo nombraban “archivo muerto”. Tanto así, que su infraestructura está pensada como biblioteca, estanterías finas, estanterías que miden más de tres metros de altura dificultando el acceso a los documentos, cajas enormes que no pueden ser levantadas por su peso, diferentes tamaños, pasillos enormes entre una estantería y otra, luz directa a las cajas, pisos con moquete.
El archivo a través de los años, recibió diversas donaciones de documentos pertenecientes a figuras relacionadas con la sociedad uruguaya que estuvieron directa o indirectamente con la Universidad Católica. Hay colecciones de documentos de Arq. Horacio Terra, documentos donados por la visita del Papa Juan Pablo II, archivos audiovisuales que fueron donados por diversas familias de alumnos, entre ellos están la donación de Dora Isella Russell.
El archivo hasta 2013 fue gestionado por un funcionario administrativo de la propia universidad. Los documentos no siguen ningún criterio archivístico y no están agrupado los documentos de una misma serie. Organizados en algunos de ellos con criterios bibliotecológicos.
En el año 2014, ingreso personal técnico especializado, en una primera etapa se realizó un diagnóstico general del archivo, luego se empezó a profundizar en las diversas colecciones, para establecer un plan de trabajo ya que no existía ningún criterio de organización a no ser de los legajos
El Archivo General Universitario, depende orgánicamente de la biblioteca (Centro Ágora) funciona como un archivo central, intermedio e histórico. Por lo cual, tiene diversas tareas de carácter administrativa y tareas de carácter técnico archivístico. En cuanto al personal, el archivo cuenta con un administrativo y un archivólogo, ahora en pandemia tenemos horarios restringidos y mucha demanda de documentos del archivo intermedio.
Las series principales del archivo son: Legajos de estudiantes del IFCL, Legajos de estudiantes UCU (1985-), Actas de curso y examen, libros de profesores, legajo de personal, documentos de rectorado, documentos de diferentes oficinas de la universidad, fotografías, historias clínicas de Odontología. Además, con tamos con documentos que se fueron agrupando aisladamente como la colección de documentos de Escuela de Servicio Social del Uruguay (ESSU) y la visita del Papa Juan Pablo que se pueden. Como colecciones donadas están: Arq. Horacio Terra, Bernarda Monestier, y Dora Isella Russell.
El Archivo General Universitario es la unidad de información responsable de garantizar la organización, acceso, tratamiento y difusión del patrimonio documental de la Universidad Católica del Uruguay. (UCU,2020)
De acuerdo al art. 2 del Reglamento de Archivo tiene por objetivo: la organización y conservación del patrimonio documental del Universidad Católica del Uruguay, así como prever y satisfacer las necesidades de información y documentación para una correcta gestión administrativa, atender a los derechos de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas (usuarios y proveedores de la Universidad) en sus necesidades de acceso a la documentación de la UCU, facilitar la información y la documentación necesaria , en último término, para la investigación histórica y científica, de acuerdo en todos los casos con el marco legal y normativo existente.
Desde la incorporación de personal técnico al archivo se ha realizado un Reglamento de Archivo, Procedimiento de Traslado de documentos, Hoja de Remisión, etiquetas para cajas estandarizadas y ahora estamos diseñando el procedimiento de evaluación y destrucción documental.
Una de los desafíos primordiales de la Universidad es la colaboración entre las diversas áreas de trabajo como así sus profesionales, por ese motivo el Archivo General Universitario brinda asesoramiento y trabaja en equipo con el Archivo Audiovisual del Centro IGNIS
El Archivo General Universitario está ubicado en un tercer piso, cuenta con dos depósitos con 440 metros de estanterías aproximadamente, más 12 muebles archivadores.
El archivo cuenta con dos fondos documentales, un fondo cerrado que pertenece al ex – Instituto de Filosofía Ciencias y Letras (1953-1986) y el fondo abierto de Universidad Católica del Uruguay (1985- ). Tenemos dos archivos personales de Dora Isella Russell, Arq. Horacio Terra y una nueva incorporación del archivo de la Asociación de ex- alumnas del Sacré - Coeur.
La unidad de información cuenta con un cuadro de clasificación orgánico funcional, en el cual podemos identificar series documentales como: legajos de estudiantes que están ordenados por número correlativo desde la creación de la Universidad que andan alrededor de 40200 legajos, legajos de personal unos 3000 aproximadamente, libros de profesores que son 10 000 documentos, actas de exámenes y de cursos, documentos administrativos de diversas oficinas, fotografías (graduaciones, eventos e instalaciones).
Los tipos documentales que encontramos en este archivo son: actas, contratos, revalidas, fotos, escolaridades, informes técnicos, informes financieros, proyectos, entre otros.
La clase documental predominante en el archivo son documentos textuales, iconográficos, audiovisuales, sonoros.
Los formatos que podemos encontrar en este archivo son: principalmente el soporte papel, pero también tenemos fotografías (papel y digital), cassette, CD, DVD, VHS, U Matic.
Los usuarios de este archivo son principalmente de usuarios internos funcionarios administrativos de bedelía y titulación. Casi es nulo los usuarios externos ya que no hay difusión de documentos históricos o colecciones particulares, que una vez que se difundan captaremos a los investigadores y estudiantes de la propia universidad. (En revisión)